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Rispondere ad una e-mail con un formato specifico

E-mail Stampa

Ecco un tema ricorrente che viene richiesto soprattutto dagli utenti meno esperti di Outlook: il formato del messaggio da utilizzare quando si risponde ad una e-mail. I formati che si possono utilizzare in un messaggio di posta elettronica sono tre: HTML, RTF e solo testo, ma non sempre è chiaro all'utente come Outlook imposta tale formato, visto che sono applicati degli automatismi.

Si possono individuare fondamentalmente due casi principali:

Creazione di un nuovo messaggio di posta elettronica

In fase di creazione di un nuovo messaggio (tramite l'apposito comando presente nel menù o nella barra degli strumenti), il formato utilizzato è quello previsto dalle opzioni di configurazione di Outlook, più precisamente attraverso "Strumenti -> Opzioni... -> Formato" (vedere immagine sotto).

L'impostazione verrà utilizzata per TUTTI i nuovi messaggi.

In caso di necessità di può comunque intervenire cambiando il formato di un messaggio durante la sua compilazione, sfruttando il comando "Formato" presente nel menù della finestra del messaggio stesso (per le versioni fino ad Outlook 2003 compreso), o presente nella scheda "Opzioni" (in Outlook 2007, come riportato dall'immagine sotto).

Attenzione al fatto che ogni formato ha le sue caratteristiche, e la scelta di uno o dell'altro ha un certo impatto (ad esempio le immagini non vengono rappresentate nel formato "solo testo", nel quale non è possibile tra l'altro modificare il colore o il font utilizzato).

 

Risposta ad un messaggio di posta proveniente da un altro utente

Quando si sceglie di rispondere ad un messaggio di posta elettronica (oppure di effettuare un INOLTRO) Outlook imposta di default lo stesso formato utilizzato nel messaggio di origine. Questo significa che se un utente mi invia un messaggio in formato HTML ed io decido di rispondere partendo da quel messaggio Outlook predisporrà la risposta in formato HTML, a prescindere da come è settata l'opzione indicata al punto precedente (che invece vale solo per i nuovi messaggi).

Questo comportamento, previsto by-design, ha lo scopo di ONORARE il formato scelto dal mittente del messaggio, e potrebbe avere enorme rilevanza. Succede infatti, in alcuni casi, che il programma utilizzato per l'invio e la lettura dei messaggi abbia delle limitazioni (proviamo a pensare ad alcuni tipi di dispositivo o telefonino, oppure a restrizioni applicate da policy di sicurezza che impediscono l'uso di alcuni formati che potrebbero essere potenzialmente veicoli di infezione da virus) e quindi se un utente sceglie di inviare un messaggio in formato "solo testo" è possibile che riesca a vedere una mia eventuale risposta solamente se questa adotta lo stesso formato (gli altri sarebbero bloccati o non visualizzati correttamente).

Outlook in questi casi non impedisce di cambiare il formato manualmente (vedere procedura indicata sopra) ma non prevede funzionalità automatiche per rispondere (o inoltrare) sempre con uno stesso identico formato. Se si ha questa esigenza bisogna sempre operare il cambio di formato in maniera manuale, oppure creare una specifica procedura VBA che effettui automaticamente tale operazione.

In linea generale si consiglia quindi di non cambiare mai il formato di un messaggio nella risposta, soprattutto se non si conosce il modo con il quale il destinatario leggerà la nostra risposta (mailreader, telefono cellulare, Blackberry, ecc.).

Tra l'altro è utile ricordare di non usare mai il formato RTF nel caso in cui il destinatario non utilizzi a sua volta Outlook per leggere la posta (o in tutti i casi di dubbio), altrimenti si corre il rischio di inviare un messaggio che verrà visualizzato in formato "solo testo" oppure che sarà in alcuni casi illeggibile (presenza di allegato "Winmail.dat", come trattato in altro articolo di questo sito: Presenza di allegati con estensione ".dat" (winmail.dat)).