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La rubrica di Outlook

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In questo articolo verrà approfondito il tema della Rubrica di Outlook: cos'è, come è formata, cosa può contenere, come si impostano alcune funzioni specifiche come quelle di ordinamento.

L'articolo è strutturato nelle seguenti sezioni:

 

Come è fatta la Rubrica di Outlook

Una buona descrizione di cosa sia la Rubrica è riportata qui:

http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?assetid=HP052421181040
"Office Online - Informazioni sulla Rubrica"

Da quell'articolo si evince che la Rubrica (che generalmente intendiamo come una solo entità) può essere formata da diversi tipi di contribuzione, ed effettivamente la Rubrica non è altro che un grande contenitore al cui interno ci possono essere elementi eterogenei e molto di versi tra di loro. Possono far parte della Rubrica di Outlook:

  • Cartelle dei Contatti, le classiche che troviamo in Outlook
  • Elenco Indirizzi Globale (GAL), alimentato da Exchange Server
  • Rubrica personale (file esterno con estensione .PAB)
  • Elenchi LDAP (servizi esterni)
  • Eventuali altri tipi di Rubrica, fornita da terze parti

Per gli utenti che utilizzando Outlook sul proprio computer di casa troviamo solamente contribuzioni del primo tipo (Cartelle dei Contatti), ma gli utenti di reti aziendali potrebbero trovare contribuzioni degli altri tipi (sicuramente il secondo tipo se viene utilizzato come server di posta Exchange Server, ma anche servizi LDAP se in azienda è presente un servizio di Active Directory o altri tipi a seconda dei prodotti utilizzati all'interno dell'azienda stessa).
La Rubrica Personale (.PAB) era utilizzata con maggiore frequenza nelle versioni più vecchie di Outlook (Outlook97/98), ma ora è in dismissione e si consiglia agli utenti che ne fanno uso di trasferire i dati all'interno delle cartelle dei Contatti, dismettendo definitivamente tale tipo di contribuzione (che tra l'altro non sarà più supportata in Outlook 2007).

Ognuno di questi tipi di contribuzione ha delle peculiarità.
Lo strumento più potente è sicuramente la cartella dei Contatti, che l'utente può modificare a proprio piacimento e che presenta la massima disponibilità in termini di informazioni, a differenza dei contatti mantenuti nella Rubrica Personale nella quale mancano alcuni campi. Maggiori dettagli relativi a questo tipo di contribuzione si possono trovare qui:

http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?assetid=HP052511221040
"Office Online - Informazioni sulla cartella Contatti"

Alcuni tipi di contribuzione (GAL o Elenco Indirizzi Globale, LDAP e parecchi tipi di rubrica di terze parti) sono in sola lettura e non è permesso all'utente di aggiungere o modificare i contatti. Per queste operazioni bisogna chiedere all'amministratore del servizio o possedere sufficienti diritti di accesso.

Per aggiungere o rimuovere i vari tipi di contribuzione si può seguire la procedura descritta qui:

http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?assetid=HP052426341040
"Office Online - Aggiunta o rimozione di una rubrica"

Se siete interessati ad approfondire alcuni aspetti operativi di organizzazione dei contatti vi segnalo questo mini-corso:

http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?assetid=RC011036431040
"Office Online - Organizzare i contatti con Microsoft Outlook"

 

Ordinamento e ricerca

Una delle principali caratteristiche che si richiede ad un Rubrica riguarda la facilità con la quel si possono ricercare dei riferimenti, ed un ruolo determinante in questo possono avere le funzionalità di ordinamento e presentazione dei dati.
Se volete impostare una contribuzione della Rubrica come predefinita, in maniera tale che si apra di default sempre per prima, potete seguire le indicazioni che trovate qui:

http://www.msoutlook.it/tips/impostacontattidefault.asp
"Come fare a... ...cambiare l'elenco dei Contatti predefinito"

Le altre funzionalità di ordinamento sono descritte qui:

http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?assetid=HP030742141040
"Office Online - Ordinamento dei nomi nella Rubrica"

http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?assetid=HA011127381040
"Office Online - Visualizzare per primi i contatti nella Rubrica"

http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?assetid=HP010342861040
"Office Online - Modifica della modalità di archiviazione dei contatti e di visualizzazione delle voci della Rubrica"

Altri approfondimenti relativi alle funzionalità che facilitano l'utilizzo dei contatti:

http://www.msoutlook.it/faq/NickNames.asp
"Suggerimento nomi ed indirizzi"

http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?assetid=RC010515461040
"Office Online - Indirizzare i messaggi: ottenere rapidamente l'indirizzo nella casella A"

 

Stampa

Almeno un approfondimento è opportuno farlo sulle possibilità di stampa legate alla Rubrica, in particolare alle cartelle dei Contatti, visto che in molti casi si parte proprio da questo elenco per generare degli elenchi telefonici da usare su carta. Qualche riferimento su come effettuare la stampa si può trovare qui:

http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?assetid=HP030656981040
"Office Online - Stampa di una rubrica"

 

Conversioni e migrazioni

Altro contesto importante è quello delle operazioni di conversione da un tipo di contribuzione all'altro (ove possibile) ed alle procedure di importazione/esportazione da altre applicazioni. Maggiori approfondimenti li potete trovare qui:

http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?assetid=HP052725211040
"Office Online - Conversione della Rubrica personale in una cartella Contatti"

http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?assetid=HA010919601040
"Office Online - Copiare i contatti della rubrica di Outlook Express in Outlook"

http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?assetid=HA010920411040
"Office Online - Copiare i contatti di Outlook nei contatti di MSN Hotmail"

http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?assetid=HA010920431040
"Office Online - Utilizzare i contatti di MSN Hotmail con Outlook"

http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?assetid=HA010920381040
"Office Online - Copiare i contatti di Outlook nella rubrica di Outlook Express"

http://www.msoutlook.it/tips/importareexcel.asp
"Come fare a... ...importare Contatti da Excel"

http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?assetid=HA011053931040
"Office Online - Spostare i contatti in un altro computer"

 

Problemi di configurazione

I problemi di configurazione potrebbero rappresentare un approfondimento a parte (e a breve sarà disponibile un "Percorso guidato" su questo sito), ma per il momento citiamo uno dei casi più ricorrenti, in cui una cartella di Contatti non viene realmente utilizzata come contribuzione della Rubrica:

http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?assetid=HA011127401040
"Office Online - I contatti non vengono visualizzati nella Rubrica"

Infine un paio di articoli relativi a configurazioni utilizzate in genere per computer portatili in ambito lavorativo in cui si utilizza Exchange Server, in cui sono previste funzionalità di Fuori Linea e di successiva sincronizzazione con il server di posta. Vale la pena citare questi due casi:

http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?assetid=HP052421241040
"Office Online - Impostazione della Rubrica in modo da renderla disponibile per l'utilizzo fuori rete"

http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?assetid=HP052516481040
"Office Online - Aggiornamento della Rubrica quando si effettua la sincronizzazione"

 

Risoluzione di problemi

Per la risoluzione dei problemi è difficile individuare delle regole generali, ma qui sono riportate le principali indicazioni che permettono di fare una prima diagnosi del problema o che riepilogano le anomalie più ricorrenti:

http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?assetid=HP052421351040
"Office Online - Risoluzione dei problemi relativi alla Rubrica"

http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?assetid=HP052426711040
"Office Online - Risoluzione dei problemi relativi ai contatti"

http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?assetid=HA010900211040
"Office Online - La Rubrica di Outlook: domande frequenti"

http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?assetid=HA011127891040
"Office Online - Un programma sta tentando di accedere agli indirizzi di posta elettronica memorizzati in Outlook"

http://www.msoutlook.it/faq/omguard.asp
"Avviso: un programma sta tentando di ..."

 

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Ultimo aggiornamento ( Domenica 09 Agosto 2009 00:13 )