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Creare una firma personalizzata

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In questo approfondimento trattiamo un argomento semplice, una funzionalità di base che qualsiasi programma di posta elettronica dovrebbe gestire senza problemi: le firme. Outlook è tra questi, e fornisce la possibilità di creare e gestire le proprie firme in maniera semplificata.

L'articolo è strutturato nelle seguenti sezioni:

 

Cosa sono le "firme"

Per "firma" si intende la rappresentazione di un testo o di un elemento grafico, apposto manualmente o automaticamente in fondo ai messaggi di posta elettronica ed indicante le credenziali del mittente, il ruolo professionale o la mansione piuttosto che il logo della società di appartenenza, o ancora un mix di tutti questi elementi. In alcuni casi viene anche inserito un "Disclaimer", ovvero una dicitura formale a tutela del contenuto o della comunicazione stessa.

Ci sono molte situazioni in cui vale la pena prevedere la creazione di firme multiple da utilizzare in Outlook, sia perché si vogliono creare firme diverse per i differenti account di posta (account di lavoro, account privato, ecc.) sia perché si vuole gestire a seconda del destinatario una diversa quantità di informazioni (ad esempio una firma "breve" che riporti solamente il nome, il ruolo e l'indirizzo di posta, ed una "estesa" che presenti anche il numero di telefono cellulare, il fax, ecc.).

Il "compito" dell'utente è quello di creare le proprie firme, e di scegliere quali e quando utilizzarle. Il "compito" di Outlook è quello di permettere una semplice gestione ed automatizzare dove possibile l'inserimento (ad esempio inserendo in anticipo su tutti i nuovi messaggi la firma in fondo all'email).

La creazione di una firma è di per sé un'operazione semplice, ma la situazione si complica un poco se si vuole aggiungere una serie di elementi (ad esempio un logo) o se si vogliono gestire più formati.

 

Come fare a creare una firma

Ci sono diverse variabili nella fase di creazione di una firma.

Per prima cosa bisogna tenere conto del formato che si vuole utilizzare. Ricordate infatti che Outlook è in grado di gestire tre formati differenti: solo testo, RTF ed HTML e per ciascuno di essi esistono delle peculiarità che hanno influenza anche sull'utilizzo della firma. Ad esempio: nei messaggi in formato "solo testo" non viene gestita alcuna formattazione particolare del testo, quindi non si possono gestire caratteri (font) differenti né dimensioni variabili e tanto meno i colori. Stessa cosa vale per le immagini: questo formato non le supporta. Se quindi create una firma con questi elementi ricordate che se verrà utilizzata in un messaggio in formato "solo testo" perderà tutte queste caratteristiche. Il formato RTF da questo punto di vista offre qualche vantaggio: la gestione della formattazione del testo viene supportata (quindi font, dimensioni e colori diversi si possono utilizzare), ma non supporta le immagini. Per quest'ultima necessità bisogna ricorrere all'utilizzo di formato HTML (lo stesso utilizzato per la creazione delle pagine web dei siti Internet) in cui è possibile gestire anche layout molto complessi.

Altro fattore da considerare è quello dell'editor da usare per la creazione della propria firma. Outlook 2003 (e versioni precedenti) possiede un editor interno ma ha anche la possibilità di usare Word come editor addizionale (consigliato per la gestione delle firme in formato HTML, perché mette a disposizione strumenti più semplici per la creazione); Outlook 2007 utilizza Word come editor in tutte le situazioni. A seconda della versione di Outlook che utilizzate e del fatto che Word sia impostato come editor di posta elettronica potrete trovare modalità differenti per la creazione della vostra firma. Alcune impostazioni relative alla firma si possono gestire solamente con Word impostato come editor predefinito.

Ultimo fattore degno di nota: nelle versioni più vecchie di Outlook le firme previste per i messaggi erano utilizzabili solamente in Outlook, e nel caso di abilitazione di Word come editor di posta elettronica veniva gestito un ulteriore set di firme (quelle più in generale utilizzabili in tutte le applicazioni Office). Nelle versioni più recenti invece c'è un unico repository (contenitore) per le firme, condiviso da tutte le applicazioni del pacchetto; questo significa che se avete creato delle firme in Word o in PowerPoint potrete utilizzarle direttamente in Outlook senza la necessità di crearne di nuove, e viceversa quelle create in Outlook saranno utilizzabili anche dagli altri applicativi (ad esempio nei documenti di Word).

Un primo punto di partenza per la creazione di firme è questo articolo:

http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?assetid=HP052427461040
"Office Online - Creazione di una firma per i messaggi"

e si prosegue l'argomento con la creazione di firme un po' più complesse, come quelle che contengono elementi grafici:

http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?assetid=HA011246501040
"Office Online - Creare firme con immagini o logo"

Un primo punto di partenza per la creazione di firme è questo articolo:

http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?assetid=HA101560141040
"Office Online - Creazione di una firma per messaggi in uscita"

 

Modifica ed inserimento della firma nei messaggi

Una volta create le prime firme si tratta di capire come inserirle nei vari messaggi (nuovi o in risposta/inoltro), e come intervenire ulteriormente nella eventuale modifica del testo o del formato. A questo scopo possono essere interessanti questi articoli:

http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?assetid=HP052427541040
"Office Online - Modifica di una firma"

http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?assetid=HA011189141040
"Office Online - Evitare l'inserimento di interlinee aggiuntive nelle firme"

http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?assetid=HP052427531040
"Office Online - Inserimento di una firma in un messaggio"

http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?assetid=HP052431931040
"Office Online - Interruzione dell'utilizzo della firma automatica"

 

http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?assetid=HA101023511040
"Office Online - Inserimento o modifica di una firma nei messaggi in uscita"

http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?assetid=HA101129511040
"Office Online - Interruzione dell'utilizzo di una firma automatica"

 

 

Un espediente utilizzato in alcune situazioni per trasferire velocemente ad un destinatario i propri dati in forma direttamente gestibile con Outlook è quello di inserire nel messaggio, in aggiunta o in alternativa alla firma in fondo al messaggio, un elemento di tipo Contatto, contenente i propri dati. Viene anche utilizzato il termine "biglietto da visita", che a sua volta utilizza uno standard conosciuto nell'ambito Internet come vCard. A questo proposito si riporta qualche approfondimento:

http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?assetid=HA011127311040
"Office Online - Inviare informazioni sul contatto come biglietto da visita"

http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?assetid=HP052431551040
"Office Online - Inserimento di un vCard nella firma elettronica"

 

http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?assetid=HA100650861040
"Office Online - Inserimento di un biglietto da visita elettronico nella firma di posta elettronica"

http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?assetid=HA012309061040
"Office Online - Invio di un biglietto da visita elettronico in un messaggio"

 

 

Ulteriori approfondimenti

Si segnala questo breve tutorial/corso online:

http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?assetid=RC011891991040
"Office Online - Creare firme di alto impatto visivo per la posta elettronica"

 

http://office.microsoft.com/search/redir.aspx?assetid=RC101861341040
"Office Online - Creare firme di grande impatto visivo per la posta elettronica "

 

Appena disponibili ulteriori approfondimenti, i relativi riferimenti saranno riportati in questa sezione.

 

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Ultimo aggiornamento ( Domenica 09 Agosto 2009 00:21 )