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In Outlook 2007 sono state introdotte alcune nuove funzionalità per la condivisione dei Calendari, ad esempio attraverso l'utilizzo di Office Online. Se si vuole evitare una pubblicazione su un server Internet e la necessità è quella di rendere disponibili i calendari in un ambito ristretto (ad esempio una rete locale), e si ha a disposizione una macchina con Windows Server, Windows XP Professional oppure Vista, si può pubblicare il calendario su tale macchina e condividere il calendario con altri utenti o chiunque nella vostra rete utilizzi Outlook 2007 o il Calendario di Windows Vista.

Tutto quello che è necessario fare è installare IIS (Internet Information Server) su un computer e abilitare il protocollo WebDav. Dopo aver configurato i permessi di accesso tutti gli utenti locali potranno accedere e pubblicare calendari usando un indirizzo del tipo:
 http:// [NomeComputer] / [NomeCartella]

Utilizzando questo metodo per condividere i calendari, questi verranno aggiornati periodicamente e regolarmente ed inviati a chi si sottoscrive. In particolare:

  • La pubblicazione dei calendari verrà eseguita o controllata ogni ora.
  • Per un utilizzo in ambiente di rete è conveniente installare IIS su una macchina (server) che rimane sempre accesa oppure sulla macchina che rimane accesa durante la fascia oraria di utilizzo da parte degli utenti.

Nel seguito sono presentate due procedure, la prima per tutti gli utenti che vogliono effettuare una pubblicazione, la seconda per l'installazione e la configurazione di IIS (quindi più dedicata ad un utente esperto o un amministratore):

 

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Avete mai avuto la necessità di trasferire una serie di appuntamenti da una cartella di Calendario ad un'altra, oppure di cancellare in maniera semplice e veloce un grande numero di appuntamenti o eventi?
Vi sarete allora scontrati con la necessità di selezionare in blocco più elementi di tipo Appuntamento, che però quando vengono mostrati all'interno delle visualizzazioni standard del Calendario sono automaticamente associate ad una data e che quindi non sono così immediate da gestire.
La soluzione è tuttavia molto semplice. Oltre alle classiche visualizzazioni del Calendario in cui viene presentata la fase temporale (mese, settimana, giorno), è possibile utilizzare una vista di tipo tabellare che permette una selezione decisamente più comoda (vedere immagine sotto). Ogni evento o appuntamento è rappresentato su una riga, è possibile selezionare uno o più elementi ed applicare criteri di ordinamento sui campi desiderati.

In tutte le versioni di Outlook esiste una vista predefinita "per Categoria". Per abilitarla basta utilizzare il comando: "Visualizza -> Visualizzazione corrente -> Per Categoria".

 

 

La voce di menù per questa versione (Outlook 2003) è leggermente diversa: "Visualizza -> Disponi per -> Visualizzazione corrente -> Per categoria".

In alternativa è possibile selezionare velocemente una visualizzazione tramite la barra di sinistra, mentre si sta visualizzando il Calendario. La visualizzazione "Per Categoria" è quella che ci interessa.

 

In Outlook 2007 è stata creata una visualizzazione predefinita più generica, chiamata "Tutti gli Appuntamenti", disponibile in alternativa a quella "per Categoria". Il comando in questo caso è "Visualizza -> Visualizzazione corrente -> Tutti gli Appuntamenti".

Anche per Outlook 2007 è disponibile sulla barra di navigazione sinistra un controllo che permette la selezione veloce del tipo di visualizzazione. Trovate in questo controllo entrambe le viste citate (vedere immagine sotto).

Dopo aver selezionato dalla tabella tutti gli appuntamenti/eventi desiderati si posso utilizzare i classici comandi per lo spostamento (Taglia, Copia & Incolla e Drag&Drop) oppure i comandi di eliminazione a seconda dell'azione da portare a termine.

 

 

Sul calendario di Outlook è possibile impostare orari e giorni indicati come "lavorativi", e questo serve in generale per evidenziare con colori diversi lo sfondo del calendario stesso.

Non tutti però sanno che esiste anche la possibilità di aggiungere con processi automatici l'indicazione dei giorni di festività (come ad esempio Natale, Pasqua, Ferragosto, ecc.). Insieme ad Outlook viene infatti fornito un file che contiene l'indicazione delle principali festività, correlate anche ad alcune Religioni o al Paese di origine (quindi in grado di presentare solo le festività per l'Italia, o solo per Germania, gli Stati Uniti, ecc.).
Il calendario delle festività non prevede un periodo molto lungo, e nelle versioni più vecchie di Outlook è possibile che l'elenco delle festività sia ormai troppo vecchio. E' in ogni caso possibile aggiornare tale file e per questa attività si rimanda ad altra pagina di questo sito:

http://www.msoutlook.it/index.php?option=com_content&view=article&id=61&Itemid=24
"Festività mancanti nel calendario"

Questi sono i limiti legati alla versione:
 - Outlook 97: festività fino al 2006.
 - Outlook 98 (versione free): festività fino al 2001.
 - Outlook 98 (versione inclusa in Exchange Server): come per Outlook 97.
 - Outlook 2000: festività fino al 2002, ma esiste un aggiornamento scaricabile che aggiorna fino al 2007.
 - Outlook XP: festività fino al 2005.
 - Outlook 2003: festività fino al 2007.
 - Outlook 2007: festività fino al 2012.

 

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Ogni versione di Outlook include tre anni di festività "future" che si possono aggiungere al calendario utilizzando una procedura integrata nel prodotto. Per i dettagli sulla procedura si rimanda ad altro articolo di questo sito:

http://www.msoutlook.it//index.php?option=com_content&view=article&id=24
"Come fare a... ...attivare le Festività sul Calendario"

Se state usando una versione di Outlook più vecchia di tre anni allora avrete la necessità di trovare una fonte alternativa per le festività o di installare qualche aggiornamento specifico, sempre che sia disponibile. Nel prospetto che segue vengono riepilogati i periodi di festività coperti in maniera "nativa" dalle varie versioni di Outlook:

 - Outlook 97: festività fino al 2006.
 - Outlook 98 (versione free): festività fino al 2001.
 - Outlook 98 (versione inclusa in Exchange Server): come per Outlook 97.
 - Outlook 2000: festività fino al 2002, estendibili con aggiornamento specifico fino all'anno 2007.
 - Outlook XP: festività fino al 2005.
 - Outlook 2003: festività fino al 2007.
 - Outlook 2007: festività fino al 2012.

Vediamo allora come approfondire l'argomento, come personalizzare l'elenco fornito di default e dove recuperare eventuali aggiornamenti. Questi gli argomenti che trovate nel seguito:

 

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Durante la creazione di un appuntamento sul Calendario di Outlook si potrebbe ricevere questo errore:

"Il promemoria non verrà visualizzato perché non si trova nella cartella Calendario o Attività in uso."

L'immagine del messaggio sarà simile a questa:

Penso che il testo del messaggio sia chiaro: il promemoria automatico che dovrebbe segnalare l'inizio dell'appuntamento poco prima della sua scadenza (per default 15 minuti prima), non verrà generato. Il motivo di questa segnalazione però potrebbe non essere altrettanto evidente. Cerchiamo di capire allora quale sia la ragione.

In Outlook esiste un Calendario "predefinito", quello contenuto nella mailbox principale. Ogni promemoria abilitato su appuntamenti o eventi in questo calendario verrà regolarmente gestito e visualizzato. Con Outlook è però possibile utilizzare dei calendari aggiuntivi, come ad esempio:

  • Calendario presente in un file PST aggiuntivo
  • Calendario in Cartella Pubblica di Exchange
  • Calendario su altra Mailbox (secondaria) di Exchange agganciata al proprio profilo

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Finalità

In questo articolo viene presentato un esempio di codice VBA da utilizzare per intervenire sul calendario e che disattiva i promemoria impostati per i compleanni che vengono inseriti automaticamente durante la compilazione dei Contatti (se si compila la data di nascita di un Contatto Outlook provvede a creare automaticamente un evento ricorrente che ricorda il compleanno).
Questa procedura è comoda soprattutto per chi sincronizza abitualmente il Calendario di Outlook con il proprio telefono/palmare e vuole evitare che ogni volta, alle 23:45 (quindi in orario poco piacevole) venga generato l'allarme di promemoria.

Si potrebbe anche usare una variante di questo codice per modificare il promemoria (anziché disattivarlo) affinché l'evento venga segnalato qualche giorno prima al posto dei canonici 15 minuti e fornire così un tempo adeguato per l'eventuale ricerca del regalo o per inviare con anticipo gli auguri.

 

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Non tutti sanno che nelle ultime versioni di Outlook è disponibile una funzione di Formattazione Automatica degli elementi del calendario, che permette di colorare diversamente gli appuntamenti a seconda della presenza di alcune condizioni (la presenza di un promemoria, una parola particolare nell'oggetto o nel testo, la presenza di allegati all'interno del corpo dell'appuntamento, ecc.).

L'applicazione di questa funzionalità avviene attraverso delle regole di visualizzazione (da non confondere con le Regole per la gestione della posta) e questo articolo mostra brevemente come implementarne una di esempio.

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