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contatti

Tra le diverse possibilità di importazione, Outlook permette di utilizzare come origine anche un documento Excel. Parliamo in particolare di Contatti, che molto spesso sono gestiti in Excel sotto forma di tabella (come se fosse una Rubrica).

L'importazione in Outlook è una operazione semplice, ma bisogna prestare qualche piccola attenzione nella fase di preparazione dei dati, in particolare nella nomenclatura delle colonne e nell'assegnazione di un Nome di Excel alla zona del foglio che contiene i dati da importare.

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Questo messaggio di errore si può presentare quando non è correttamente configurata la Rubrica di Outlook, a causa di un errore di settaggio oppure in seguito ad una operazione di ripristino o di spostamento del file PST, o ancora in seguito a ripristino da un backup. Esiste di fatto un errato puntamento alla cartella dei Contatti. Il messaggio di errore completo è il seguente:

"Impossibile visualizzare l'elenco di indirizzi. Impossibile aprire la cartella contatti corrispondente a questa rubrica. Potrebbe essere stata spostata, eliminata, o non si dispone dell'autorizzazione necessaria. Per informazioni su come eliminare la cartella della Rubrica, vedere la Guida."

In genere l'errore viene mostrato quando si utilizza il pulsante "A:" o "Cc:" durante la compilazione di un nuovo messaggio, ed è quasi sempre di facile risoluzione.

 

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Durante la creazione di un messaggio di posta elettronica, se si preme sui pulsanti "A:" o "Cc:" si accede alla Rubrica di Outlook per selezionare i destinatari. L'elenco mostrato nella finestra di dialogo "Seleziona nomi" (vedere immagine sotto) è quello definito come "predefinito", ma se la Rubrica di Outlook prevede ulteriori cartelle o contribuzioni per i Contatti è possibile selezionare il "contenitore" voluto attraverso la combo-box "Visualizza i nomi da:" posizionata in alto a destra.

In Outlook 2010 la finestra è leggermente cambiata, e la tendina a discesa si trova nella parte centrale superiore (vedere immagine sotto).

 

Se si utilizza con molta frequenza una particolare cartella dei Contatti potrebbe essere conveniente impostarla come elenco predefinito, affinché venga presentato sempre come all'apertura della finestra di dialogo evitando l'ulteriore selezione dalla combo-box.
Le impostazioni per questa configurazione sono disponibili in punti diversi, a seconda delle versioni di Outlook.

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E' possibile aggiungere automaticamente un destinatario a tutti i messaggi in uscita, senza doverlo inserire manualmente in ciascuna email (quindi con la possibilità di dimenticarsene in qualche caso o di commettere errori)?

Se non si ha la necessità di "nascondere" questo destinatario allora la cosa si può risolvere in maniera molto semplice utilizzando una regola per la posta in uscita che permette di aggiungere automaticamente un indirizzo all'elenco di quelli in "Cc:" (copia per conoscenza). E' per esempio il caso in cui si vuole che ogni messaggio inviato venga mandato in copia anche ad un altro proprio indirizzo di posta elettronica.

 Un ulteriore vantaggio nell'uso delle regole è che si può implementare una serie aggiuntiva di condizioni in maniera molto semplice, per esempio facendo in modo che l'indirizzo venga aggiunto solo per i messaggi considerati URGENTI, oppure per quelli indirizzati ad uno specifico destinatario o ancora per tutti quelli che contengono una certa parola nell'oggetto, ecc.
Potenza delle regole.

Se invece si vuole utilizzare il campo "Ccn:" (copia per conoscenza nascosta, nella versione Inglese indicato come "Bcc:"), che non è visibile da parte di chi riceve il messaggio, allora la questione si complica perché le regole non prevedono questa funzione automatica e non esistono altri comandi appositi. Si può però risolvere con uno di questi "workaround":

 

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Finalità

Questo esempio di codice VBA viene richiamato ad ogni invio di email, ed aggiunge tra i destinatari nascosti (cioè quelli associati al campo CCn/BCc) un indirizzo specifico, sempre costante.

Si tratta di una procedura richiesta da molti utenti ed utilizzata come strumento rudimentale per tenere traccia dei messaggi inviati grazie all'archiviazione in altra cartella di posta.

Per maggiori approfondimenti sulla funzionalità si può fare riferimento a questo articolo:

http://www.msoutlook.it/index.php?option=com_content&view=article&id=62
"Aggiungere automaticamente destinatari in Ccn (Bcc)"

 

Breve descrizione della procedura

Il codice è scritto all'interno della procedura di evento ItemSend dell'oggetto Application, evento predefinito del sistema che viene scatenato dopo la pressione del tasto "Invia" di un messaggio. In questa fase è ancora possibile sospendere l'invio settando la variabile locale Cancel al valore TRUE.
La procedura richiama il metodo per aggiungere all'elemento corrente (cioè il messaggio che si sta inviando) un nuovo indirizzo all'elenco dei destinatari (.Recipients.Add), da considerare come elemento nascosto (grazie al parametro di tipo olBCC).
La procedura controlla altresì che la risoluzione dell'indirizzo vada a buon fine (quindi che l'indirizzo del destinatario in Ccn sia corretto dal punto di vista della sintassi oppure che venga trovata l'associazione con uno degli elementi presenti in Rubrica), e nel caso in cui si presentasse un problema lo segnala all'utente chiedendo se interrompere la procedura o proseguire comunque nell'invio.

Questo permette di utilizzare sia un indirizzo SMTP (nella forma utente@dominio.it) ma anche un alias come "Nome Congnome" se questo è inserito in Rubrica ed Outlook è quindi in grado di risalire ad un indirizzo email.

Attenzione: nel seguente codice bisogna ricordarsi di sostituire l'indirizzo di esempio utente@dominio.it con l'indirizzo vero e proprio a cui si vogliono inviare i messaggi.

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La necessità è molto comune: riuscire ad inviare un messaggio a più destinatari senza che però ciascuno di essi riesca a vedere l'elenco completo delle persone a cui è stato inviata l'e-mail. Utile nel caso di invio di semplici newsletter (anche se a questo scopo sarebbe meglio utilizzare un programma dedicato), oppure più semplicemente per l'invio di auguri o segnalazioni.

Praticamente in tutti i programmi di posta elettronica, oltre ai due campi "A:" e "Cc:" (destinati a contenere gli indirizzi di posta dei destinatari diretti e dei destinatari in copia per conoscenza) esiste un campo da utilizzare che però non verrà mostrato nel messaggio finale, chiamato "Ccn:" (Copia per Conoscenza Nascosto). Le versioni in lingua Inglese riporteranno l'acronimo "Bcc:" (Blind Carbon Copy).

La presenza di questo campo si può attivare o disattivare, utilizzando una apposita opzione (vedere più sotto).
Questo campo è anche visibile dalla finestra di dialogo "Seleziona Nomi" utilizzata quando si selezionano gli indirizzi dalla Rubrica:

 

Per mostrare il campo "Ccn:" nel caso in cui non fosse presente esistono due possibilità, a seconda che Word sia impostato come editor di posta predefinito oppure no.

Se Word non è impostato come editor predefinito, allora è sufficiente utilizzare il comando "Visualizza -> Campo Ccn" dal menù presentato quando si sta scrivendo un messaggio. Da questo momento il campo Ccn verrà presentato anche in futuro.

Se invece Word è impostato come editor di posta predefinito, quindi i menù presentati durante la scrittura di un messaggio di posta saranno differenti, è possibile utilizzare lo speciale pulsante della toolbar chiamato "Opzioni..." che prevede, nella sua porzione di destra, una tendina a discesa dalla quale è possibile impostare l'opzione (vedere immagine sotto).

 

In Outlook 2007 esistono condizioni differenti. Fondamentalmente: l'editor di posta elettronica è necessariamente Word, e Word 2007 mette a disposizione la nuova interfaccia grafica dotata di Barra Multifunzione (Ribbon).

L'opzione va quindi attivata o disattivata aprendo un messaggio di posta elettronica ed agendo sulla Barra Multifunzione, scheda "Opzioni", gruppo "Campi", controllo "Mostra Ccn" (vedere figura sotto).

 

Finalità

In questo articolo viene presentato un esempio di codice VBA da utilizzare per intervenire sui campi contenenti un numero di Fax all'interno dei Contatti esistenti in una cartella.

L'utilità immediata di questa procedura è quella di modificare il numero di fax affinché Outlook non lo consideri come un indirizzo valido, e di conseguenza non lo presenti all'interno della Rubrica come indirizzo aggiuntivo oltre all'email. Operativamente ogni numero di Fax viene prefissato con una serie di caratteri alfanumerici (in questo caso la parola "fax:"). Il numero "123 123 123" diventerà quindi "fax:123 123 123".

 

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