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In presenza di errori sul file di Cartelle Personali o in particolari occasioni (come il troncamento del file effettuato con apposita procedura dopo il superamento della dimensione massima gestibile) è consigliabile effettuare una scansione del file con controllo di consistenza ed eventuale correzione attraverso l'utilità di ripristino chiamata "ScanPST.exe" che viene normalmente installata insieme ad Outlook. I dettagli della procedura sono descritti in questo articolo di Knowledge Base:

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In molti casi esiste la necessità o la volontà di tenere tutti i messaggi di posta arrivati/spediti, e questo contribuisce ad occupare spazio fisico. Questo materiale, insieme a tutti gli altri elementi di Outlook (Contatti, Calendario, Note, ecc.) viene salvato all'interno di un file chiamato "File delle cartelle personali", contraddistinto da una estensione ".PST".

Nelle versioni meno recenti di Outlook (Outlook97, Outlook98, Outlook2000, Outlook XP) l'unico formato PST supportato prevedeva una dimensione massima del file di 2GB oltre la quale il file risultava ingestibile ed inutilizzabile (vedere altro articolo in questo sito per l'eventuale procedura di sistemazione nel caso di superamento del limite). Questo limite si scontra con la necessità di tenere archiviato il contenuto più vecchio e la soluzione più semplice (non considerando la cancellazione dei messaggi) è l'aggiunta di ulteriori files di tipo PST allo stesso profilo di Outlook utilizzato per la posta, permettendo così di mantenere in linea tutto il materiale, anche quello più vecchio.
Le procedure indicate nel seguito mostrano come gestire i files PST all'interno del profilo di Outlook. Fondamentalmente verrà mostrato come:

 

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Chi lavora con Outlook sentirà parlare molto spesso di file "PST" denominati anche "File delle cartelle personali". Vediamo di approfondire questo tema: cosa sono, come si gestiscono, quali sono le principali attività di manutenzione e quali problemi l'utente può trovarsi ad affrontare relativamente a questo tipo di file.

L'articolo è strutturato nelle seguenti sezioni:

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Esistono due diversi formati di file di cartelle personali (PST):

  • un formato più vecchio (formato ANSI), supportato da tutte le versioni di Outlook a partire da Outlook97.
  • un formato più nuovo (formato Unicode), supportato a partire da Outlook2003 ed in tutte le successive (Outlook 2007, Outlook 2010), e su queste versioni impostato come default.

Ognuno di questi due formati ha dei limiti fisici di dimensione; il formato ANSI può raggiungere un limite massimo di 2GB (principalmente legato alla capacità di indirizzamento degli indici interni che vengono utilizzati nella gestione delle strutture e degli oggetti salvati nel file stesso). Il formato Unicode può invece raggiungere dimensioni ben superiori (parliamo di TeraByte), anche se le impostazioni predefinite lo limitano ai 20GB o 50GB a seconda delle versioni.

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In diverse pagine di questo sito si fa cenno al fatto che esistono due versioni di formato differenti del file di "storage" utilizzato da Outlook per memorizzare i suoi elementi (messaggi di posta, Calendario, Contatti, Attività, ecc.), ovvero del file PST. Il vecchio formato è l'unico disponibile nelle versioni di Outlook precedenti ad Outlook 2003, mentre a partire da tale versione (e nelle successive) sono disponibili entrambi. Non è però sufficiente usare Outlook 2003 o Outlook 2007 per utilizzare il nuovo formato, in particolare se si proviene da una migrazione da versione precedente o si utilizzano degli archivi creati in precedenza.

Il nuovo formato di PST viene usato di default nelle nuove versioni di Outlook nella creazione di nuovi files al posto del formato precedente, ma in tutti gli altri casi in cui si lavora con un file pre-esistente e si vogliono sfruttare i benefici del nuovo formato può essere necessario effettuare una sorta di CONVERSIONE.

Il nuovo formato di file PST supporta il formato Unicode e non presenta limitazioni nel numero degli elementi memorizzabili in ogni cartella o nella dimensione del file PST stesso. Questo tipo di file è comunemente chiamato PST Unicode.
Il precedente formato, ora chiamato formalmente "File delle Cartelle Personali di Outlook 97-2002" e comunemente conosciuto come PST Ansi, ha una limitazione di 65.000 elementi memorizzabili per ogni cartella ed una dimensione complessiva di 2 GB. Se il file PST è stato creato con versioni molto vecchie di Outlook il numero di elementi per cartella ha un limite ancora più basso: 16.000 elementi circa.

Proprio per il fatto che il nuovo formato supporta file di grandi dimensioni del file è altamente raccomandato un aggiornamento del file PST al formato Unicode, ma purtroppo Microsoft non offre uno strumento in grado di fare tale aggiornamento se non quanto già presente in Outlook: il comando di Importazione/Esportazione.

In generale il nostro parere è che i comandi di importazione/esportazione abbiano diverse carenze nello spostamento e nell'elaborazione dei files PST, eccetto per alcune specifiche e limitate situazioni. La conversione di un file PST ad un formato Unicode è una delle poche volte in cui l'utilizzo di tali comandi è da ritenersi adeguato, se non consigliabile.

Esistono tre metodi per effettuare da soli la conversione, e sul mercato sono disponibili almeno un paio tool di terze parti in grado di fare la stessa cosa. In tutti i casi però non si parla di una conversione vera e propria bensì della creazione di un nuovo PST e dello spostamento o della copia di elementi all'interno di esso. Il formato del file PST viene infatti deciso in fase di creazione file, e non è più possibile cambiarlo in un secondo tempo.

 

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I files delle Cartelle Personali (che hanno estensione .PST, oppure .OST quando vengono utilizzate in qualità di cache di Exchange) costituiscono il "contenitore" per tutti i principali messaggi di Outlook: email, Contatti, Attività, Calendario, Note, ecc.
Quando vengono cancellati i messaggi oppure spostati in altro contenitore lo spazio che si è liberato non viene istantaneamente recuperato e le dimensioni del file .PST non vengono variate.

Esiste un processo specifico che "fa pulizia", compattando lo spazio nel file PST e riorganizzando indici e contenuto (un po' come faceva il "Defrag" per il file-system di Windows).
Questo processo viene eseguito automaticamente solo in determinate situazioni, ma può essere lanciato dall'utente in qualsiasi momento.
I principali requisiti affinché il processo venga eseguito (in background) automaticamente sono:

  • il file .PST deve essere locale al computer
  • Outlook deve essere aperto e funzionante (il processo verrà eseguito in background)
  • il computer non deve essere impegnato in altre attività che utilizzano molto la CPU

La procedura di manuale di compattazione viene lanciata tramite le Proprietà della cartella principale, pulsante "Avanzate...". Nella finestra di dialogo che comparirà, oltre al riepilogo delle informazioni relative al file, sarà possibile utilizzare il pulsante "Comprimi" (vedere immagine sotto).

 

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A partire da Outlook 2003, e in tutte le versioni successive, è stato introdotto un nuovo formato di file PST (utilizzato per la memorizzazione dei dati) in grado di supportare il formato UNICODE (utile ad esempio per memorizzare in maniera nativa alcuni set di caratteri ed in particolare alcuni alfabeti come quello Arabo, Giapponese, ecc.). Uno dei vantaggi più immediati nell'utilizzo di questo nuovo formato è legato al fatto che il limite della dimensione fisica del file è stato aumentato quindi non esiste più il limite di 2GB che rimane presente per i files PST in formato ANSI.

Le procedure su come creare, agganciare e gestire le differenti tipologie di formato le trovate in altro articolo su questo sito, in particolare:

http://www.msoutlook.it/index.php?option=com_content&view=article&id=16
"Come fare ad agganciare file PST al profilo di Outlook"

Torniamo ora all'oggetto di questo articolo: come fare a capire quale formato utilizza il file PST che abbiamo agganciato al nostro Outlook.

 

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La disponibilità di servizi in cloud per la memorizzazione di archivi o file (denominati "cloud storage"), come ad esempio OneDrive (SkyDrive) o DropBox, potrebbe tentare un utente a spostare i file PST con gli archivi di Outlook su questi servizi anzichè sui dischi locali del proprio computer. Indubbiamente se questo funzionasse sarebbe molto comodo perchè permetterebbe l'utilizzo degli archivi da più postazioni ed in qualsiasi condizione, ma purtroppo NON FUNZIONA.

 

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Forse con 15 anni di ritardo, ma sicuramente con diversi benefici in futuro per molti utenti, Microsoft ha deciso di rendere pubblica la documentazione tecnica relativa al formato PST, utilizzato come "contenitore" principale di messaggi, contatti, calendario e molti altri elementi di Outlook e più noto fra gli utenti come "file delle cartelle personali".
Fino ad oggi esisteva solamente una piccola serie di informazioni tecniche, principalmente ricavate da operazioni di reverse-engineering effettuate da sviluppatori e terze parti esterne a Microsoft, mentre ogni tipo di utilizzo di questo formato ai fini dello sviluppo di codice era vincolato all'utilizzo delle librerie MAPI o al modello ad oggetti di Outlook ma entrambe necessitavano di Outlook installato.
Questo ha significato per anni l'impossibilità, o comunque un grande freno, nell'implementazione in altri programmi di procedure di importazione, utilizzo ed interfacciamento limitandone molto l'utilizzo al di fuori del puro ambito di Office.

Lunedì scorso l'ha annunciato ufficialmente Paul Lorimer, Group Manager in Microsoft per il gruppo che si occupa di interoperabilità di Office, all'interno del suo blog. L'articolo originale è consultabile qui:

http://blogs.msdn.com/interoperability/archive/2009/10/26/roadmap-for-outlook-personal-folders-pst-documentation.aspx
"Roadmap for Outlook Personal Folders (.pst) Documentation"

 

La documentazione richiederà qualche tempo per essere completata e resa pubblica, ma questo permetterà di sfruttare il formato da parte di chiunque (parlo ovviamente di sviluppatori) senza royalty, su qualsiasi piattaforma e sistema operativo.