Aggiungere note ad un messaggio

La richiesta di poter associare un proprio commento o nota ad un messaggio è una di quelle che periodicamente viene presentata dagli utenti sui newsgroup. Per gestire questa richiesta c'è uno strumento integrato in Outlook (anche se non è fatto per poter inserire grandi quantità di testo), ci sono delle soluzioni più "artigianali" e ci sono dei componenti aggiuntivi di terze parti che implementano la funzionalità specifica. Nel seguito sono riepilogate le varie possibilità con qualche dettaglio in più.

• Uso dei contrassegni personalizzati
• Modifica del messaggio originale
• Inserire un oggetto Nota
• Usare OneNote
• Usare componenti aggiuntivi

Uso dei contrassegni personalizzati

In Outlook è possibile contrassegnare un messaggio, e questo comporta l'aggiunta di una marcatura visuale (una bandierina colorata, come quella qui a lato) e di una breve nota di testo che può essere scelta da un elenco precompilato o personalizzata con un proprio testo. Per attivare l'uso di un contrassegno basta cliccare con il pulsante destro del mouse sull'icona con la bandierina presente di fianco all'email e poi scegliere il comando "Personalizza..." dal menù contestuale, oppure la sequenza di tasti [CTRL]+[MAIUSC]+[G].

 Per ogni contrassegno è possibile indicare, oltre al testo, una serie di date di inizio e scadenza (che si possono anche cancellare se non sono previste date particolari), associate ad un promemoria come quello che viene utilizzato per ricordare un appuntamento sul calendario.

Maggiori informazioni sull'uso dei Contrassegni sono disponibili nell'help in linea di Outlook.

Modifica del messaggio originale

Si tratta di una pratica non molto utilizzata, e che personalmente non amo e non consiglio, ma in alcuni casi è la più immediata ed efficace. Consiste nel modificare l'email a cui voglio associare dei commenti, inserendo del testo direttamente nell'oggetto (se il testo è breve) oppure nel corpo del messaggio.

La modifica dell'oggetto è piuttosto immediata: basta fare un doppio clic su un'email per far aprire la finestra di dialogo con il messaggio e poi andare a scrivere direttamente nell'oggetto esistente. Il colore del campo Oggetto non evidenzia in maniera intuitiva che il campo sia modificabile, ma di fatto lo è. Se si modifica l'oggetto, alla chiusura della finestra verrà chiesto se salvare la modifica oppure annullarla. Il testo deve essere breve, a causa del piccolo spazio destinato all'oggetto di un messaggio.

L'inserimento del testo nel corpo del messaggio è invece un po' più laborioso ma permette di inserire del testo più lungo e magari in corrispondenza di alcuni punti specifici del messaggio. Per modificare il corpo di un messaggio si può procedere con un doppio clic così da far aprire la finestra con l'email e poi abilitare la modifica con il comando:

 "Modifica -> Modifica messaggio" (in Outlook 2003 e versioni precedenti)

oppure:

 "Altre Azioni -> Modifica messaggio" (in Outlook 2007, Outlook 2010 ed Outlook 2013. Vedere figura sotto).

Dopo aver abilitato la modifica del messaggio è possibile intervenire in qualsiasi punto dell'email; alla chiusura della finestra verrà chiesto se salvare le modifiche oppure annullarle.

Inserire un oggetto Nota

Anche questo metodo è piuttosto laborioso ed abbastanza artigianale, ma viene inserito per dare una panoramica completa dei metodi utilizzabili.

Se non si vuole modificare il testo dell'email originale ed il testo da inserire è troppo lungo (quindi il contrassegno non è sufficiente) si può creare un oggetto di tipo Nota nella sezione specifica di Outlook (comando "Vai -> Note") e poi inserirla all'interno dell'email. Bisogna nell'ordine: creare la Nota in Outlook, aprire l'email ed abilitarla alla modifica (vedere punto precedente), trascinare la Nota all'interno dell'email, così da agigungerla come nuovo allegato, eliminare la Nota dalla sezione Note di Outlook (non serve più qui perchè è stata già duplicata all'interno del messaggio).

Usare OneNote

Se nel computer è installato anche Microsoft OneNote esiste un'ulteriore possibilità. In questo caso troverete nella Barra degli Strumenti l'icona corrispondente:

Premendo quel pulsante sarà possibile creare una "nota collegata" che verrà memorizzata all'interno di OneNote pur lasciando il messaggio originale all'interno di Outlook. Entrambi gli elementi (nota ed email) manterranno un reciproco collegamento per cui risulterà facile andare dall'email al messaggio o viceversa.

Usare componenti aggiuntivi

Sul mercato sono disponibili alcuni componenti aggiuntivi sviluppati da terze parti per la gestione di note. Si tratta di componenti a pagamento, ed i principali sono questi: