I files delle Cartelle Personali (che hanno estensione .PST, oppure .OST quando vengono utilizzate in qualità di cache di Exchange) costituiscono il "contenitore" per tutti i principali messaggi di Outlook: email, Contatti, Attività, Calendario, Note, ecc.
Quando vengono cancellati i messaggi oppure spostati in altro contenitore lo spazio che si è liberato non viene istantaneamente recuperato e le dimensioni del file .PST non vengono variate.
Esiste un processo specifico che "fa pulizia", compattando lo spazio nel file PST e riorganizzando indici e contenuto (un po' come faceva il "Defrag" per il file-system di Windows).
Questo processo viene eseguito automaticamente solo in determinate situazioni, ma può essere lanciato dall'utente in qualsiasi momento.
I principali requisiti affinché il processo venga eseguito (in background) automaticamente sono:
- il file .PST deve essere locale al computer
- Outlook deve essere aperto e funzionante (il processo verrà eseguito in background)
- il computer non deve essere impegnato in altre attività che utilizzano molto la CPU
La procedura di manuale di compattazione viene lanciata tramite le Proprietà della cartella principale, pulsante "Avanzate...". Nella finestra di dialogo che comparirà, oltre al riepilogo delle informazioni relative al file, sarà possibile utilizzare il pulsante "Comprimi" (vedere immagine sotto).
Il processo potrebbe durare da qualche secondo a qualche minuto (dipende dalle dimensioni del file).
Esistono alcune particolarità di cui tenere conto nel processo di compattazione. Ad esempio le dimensioni del file vengono ridotte secondo certe regole (che vengono descritte negli articoli di KB riportati sotto). In questo caso comunque basta eseguire la procedura un paio di volte in successione.
Bisogna prestare attenzione che una riduzione drastica delle dimensioni di alcuni files può far scattare una allerta in alcuni programmi Antivirus. In questo caso la riduzione è da considerarsi normale.
Per maggiori approfondimenti:
http://office.microsoft.com/it-it/outlook-help/riduzione-della-dimensione-di-un-file-di-dati-di-outlook-con-estensione-pst-e-ost-HA010356311.aspx
"Outlook 2010 - Riduzione della dimensione di un file di dati di Outlook (con estensione pst e ost)"
http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;it;291645
"OL2002: Compattazione dei file PST di Outlook"
http://support.microsoft.com/default.aspx?kbid=289987
"OL2002: Compattazione dei file pst e ost di Outlook"
Per maggiori approfondimenti:
http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;en-us;196890
"How to compact PST files in Outlook 2000"
Attenzione che in alcuni casi particolari (Outlook2000 senza ServicePack3) la compattazione non riesce a recuperare tutto lo spazio utile, come descritto qui:
http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;en-us;323634
"OL2000: AutoCompact Compacts a Small Amount of Data in a .pst File"
Per risolvere, bisogna provvedere all'installazione dell'ultimo ServicePack di Office2000.
