Tra le diverse possibilità di importazione, Outlook permette di utilizzare come origine anche un documento Excel. Parliamo in particolare di Contatti, che molto spesso sono gestiti in Excel sotto forma di tabella (come se fosse una Rubrica).
L'importazione in Outlook è una operazione semplice, ma bisogna prestare qualche piccola attenzione nella fase di preparazione dei dati, in particolare nella nomenclatura delle colonne e nell'assegnazione di un Nome di Excel alla zona del foglio che contiene i dati da importare.
Utilizzo di un Nome di Excel
Un requisito della procedura di importazione è quello di assegnare un Nome (funzionalità specifica di Excel) alla tabella da " importare. Non importa quale Nome viene utilizzato, basta che soddisfi i seguenti requisiti:
- il Nome assegnato alla zona del foglio Excel che contiene i contatti da importare non deve contenere spazi;
- il Nome utilizzato deve essere diverso dai campi utilizzati come intestazione di colonna (cioè: se ho già una colonna che si chiama "Cognome" non posso utilizzare questo termine anche per il Nome della tabella).
Per assegnare un Nome in Excel si può seguire la seguente procedura:
1) in Excel selezionare la zona del foglio che contiene le informazioni, inclusa la riga con le intestazioni di colonna. " Rifacendosi all'immagine più sopra andrebbe selezionata la zona del foglio "Rubrica Clienti" da A1 ad H5.
2) applicare il Nome digitandolo nella parte sinistra delle Barra della Formula, nello spazio dove normalmente viene mostrata la coordinata della cella attiva (nell'immagine sotto è la cella nella quale viene scritto il nome "ElencoContatti"):
oppure utilizzando la voce di menù "Inserisci-->Nome-->Definisci..." (vedere immagine qui sotto)
Curiosità: la necessità di utilizzare un Nome è legata al fatto che l'accesso al file di Excel avviene tramite l'utilizzo di un collegamento ODBC (Open Database Connectivity). E' proprio questo collegamento che richiede un riferimento preciso all'interno del documento, e che verrà utilizzato come se fosse un campo di database. Questo spiega il motivo per il quale non si possono utilizzare degli spazi (non sono supportati nella gestione dei campi del database), ed il Nome deve essere diverso da quello di una intestazione di colonna esistente (altrimenti c'è il rischio di fare riferimento all'informazione sbagliata).
Nomenclatura dei campi
Con "campo" si intende il nome della serie di informazioni presenti (nell'esempio sopra ci sono i classici: "Nome", "Cognome", "Telefono", ecc.). In Excel è possibile utilizzare qualsiasi nome di campo però in fase di importazione in Outlook bisogna tenere presente che i campi usati da Outlook sono quelli predefiniti. Se Outlook riuscirà ad associare direttamente i campi di Excel con i propri campi dei contatti allora tutto sarà più semplice (ad esempio nel caso in cui il nome del campo è identico); in caso contrario bisognerà procedere con una "mappatura" manuale associando i nomi dei campi trovati in Excel con quelli esistenti in Outlook. La procedura di importazione prevede una fase dedicata proprio a questo (pulsante in alto a destra nelle seguente immagine).
La mappatura non è un processo complicato, ma molto spesso noioso...
Il resto della procedura è abbastanza semplice.
Da Outlook va utilizzato il comando "File -> Importa ed esporta... -> Importa dati da altri programmi o file -> Microsoft Excel"; bisognerà indicare dove si trova il file Excel, la cartella di Outlook nella quale inserire i nuovi contatti e confermare.
Eccezioni
Nelle versioni più vecchie di Office (ad esempio con Excel2000 ed Outlook2000) il wizard di importazione non prevede il formato Excel. In questo caso la procedura indicata sopra non è utilizzabile e bisogna ricorrere ad una serie di attività diverse.
La procedura in questo caso è la seguente:
- salvare da Excel in formato "Testo separato da virgole (CSV)"
- importare in Outlook selezionando il formato CSV come origine. La procedura è comunque documentata in un articolo di Knowledge Base:
http://support.microsoft.com/kb/295664
"OL2000: How to Import Contacts from Excel 2000"
