Quando si utilizza la Rubrica per individuare un destinatario per un messaggio di posta elettronica è possibile che la voce sia mostrata due volte, una con l'indirizzo di posta elettronica (SMTP) e l'altra con il numero di fax (FAX). Questa è una funzionalità voluta in Outlook, che permette di utilizzare il numero di fax come indirizzo di destinazione attraverso eventuali servizi Fax aggiuntivi (opzionali), permettendo quindi di sfruttare al meglio l'informazione contenuta all'interno del Contatto. Ovviamente questa situazione si riscontra in tutti quei casi in cui sono stati riempiti i campi di un Contatto con le informazioni relative al fax.
Per molti utenti che non hanno modo di usare il fax questa funzionalità si trasforma in una seccatura perché quando si cerca in Rubrica un destinatario le voci appaiono duplicate e può diventare facile scegliere il riferimento sbagliato, oltre al fatto che l'elenco da consultare diventa più lungo e richiede continui scorrimenti a causa delle duplicazioni. Tra l'altro anche la funzionalità "Controlla nomi" ne è impattata, e nel caso in cui per un contatto fossero presenti sia l'indirizzo email che il numero di fax verrà presentata la finestra di dialogo che permette la selezione di uno dei due (anche se non si dispone di un sistema fax e l'unica alternativa possibile sarebbe la scelta dell'indirizzo email).
Questa funzionalità è disponibile in tutte le versioni di Outlook a partire da Outlook 97, eccezion fatta per Outlook 2000 in modalità "solo posta Internet" (modalità nella quale l'interazione con Outlook Express non beneficia di tale caratteristica).
Veniamo ora al punto della questione: se un utente fosse infastidito dalla presenza delle voci duplicate, come si potrebbe eliminare la voce relativa al fax?
Ci sono fondamentalmente tre soluzioni possibili:
- Spostare il numero di fax in altro campo
- Correggere il numero di fax rendendolo non riconoscibile
- Usare componenti aggiuntivi di terze parti
Spostare il numero di fax in altro campo
Se nella scheda del Contatto viene utilizzato uno dei tre campi espressamente dedicato al fax, l'informazione viene presentata in Rubrica. Per evitare questo comportamento si potrebbe inserire il numero di fax in uno degli altri campi (ad esempio quello dedicato al "Telex", oppure ad "Altro telefono"). Questo espediente è anche quello suggerito in un articolo di Knowledge Base Microsoft che tratta l'argomento:
http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;it;305361
"OL2002: I contatti con un indirizzo di posta elettronica e un numero di fax vengono elencati due volte quando si seleziona un destinatario di posta elettronica"
Correggere il numero di fax rendendolo non riconoscibile
Ecco invece un secondo espediente (workaround) tramite il quale è possibile continuare a mantenere il numero di fax nell'omonimo campo ma rendendolo inutilizzabile ai fini del riconoscimento come numero vero e proprio: se vengono inseriti dei caratteri alfanumerici all'interno del numero di fax questo verrà gestito come un testo e non verrà considerato come utilizzabile per la spedizione, quindi non presentato in elenco di Rubrica.
Per evitare di inserire caratteri particolari il suggerimento è quello di utilizzare la parola "fax:" (o qualcosa di simile) prima del numero. In questo modo l'informazione continuerà ad essere comprensibile ma nello stesso tempo non utilizzabile per l'invio.
Da ricordare che il numero di fax può prevedere tre campi distinti (questo in particolare nelle ultime versioni di Outlook): "Fax (ufficio)", "Fax (abitazione)", "Altro Fax". Per tutti e tre valgono le considerazioni sopra esposte.
Per utenti esperti: nel caso in cui l'intervento di modifica del numero di fax debba essere fatto su parecchi Contatti della Rubrica (o addirittura su tutti quelli presenti), è possibile utilizzare una semplice procedura scritta in VBA per effettuare l'intervento in maniera automatica e veloce.
Trovate un esempio di codice VBA in un'altra pagina di questo sito:
http://www.msoutlook.it/index.php?option=com_content&view=article&id=4&Itemid=18
"Esempi di codice: Modificare il campo 'Fax' nei Contatti"
Usare componenti aggiuntivi di terze parti
Sono disponibili sul mercato, in genere a pagamento, alcuni componenti aggiuntivi che permettono di nascondere le righe contenenti il numero di fax, se non desiderato. Si citano ad esempio:
http://www.websetters.co.uk/WSAddIns/Fax%20Display%20Manager/
"WS:Fax Display Manager"
ed anche:
http://www.sperrysoftware.com/Outlook/Hide-Fax-Numbers.asp
"Hide Fax Numbers"
