A causa della corruzione del profilo di Outlook, in particolar modo nelle istallazioni con Outlook 2003, si possono verificare delle situazioni in cui la stessa cartella (in genere quella principale) viene presentata due o più volte nell'Elenco Cartelle (la finestra di sinistra in cui si vede la gerarchia delle cartelle).
La cosa strana in questi casi è che nell'elenco fisico dei files PST agganciati al profilo, ed accessibile attraverso "File -> Gestione file di dati...", compare una sola voce a fronte di più istanze. Tutti i duplicati puntano allo stesso "contenitore" per cui da tutte le istanze si vedono esattamente gli stessi elementi.
Il comando "Chiudi [NomeCartella]" associato al pulsante destro del mouse non funziona e risulta impossibile eliminare i duplicati attraverso l'interfaccia utente.
In molti articoli tecnici questi duplicati vengono chiamati "fantasmi", si parla quindi di cartelle fantasma o di PST fantasma (il nome "PST" deriva dall'estensione fisica del file delle cartelle personali).
Le cause principali sono riconducibili a situazioni di upgrade di prodotto che non sono andate a buon fine, oppure ad interventi di utenti eseguiti in maniera poco corretta dal punto di vista della procedura, oppure ancora al funzionamento non corretto da parte di alcuni componenti aggiuntivi installati in Outlook. In tutti questi casi si possono creare delle voci nel Registry di Windows che non sono consistenti o sono duplicate, e provocano l'anomalia descritta sopra.