Una delle richieste frequenti è quella di capire come funziona il "suggerimento" dei nomi/indirizzi in Outlook, in particolare nelle ultime versioni.
Non esiste infatti una funzionalità che, mentre si scrivono gli indirizzi in un messaggio di posta, completi l'indirizzo oppure il nome sulla base dei Contatti o dei riferimenti nella Rubrica. Esiste però una speciale cache (memoria) in grado di ricordare tutti gli indirizzi digitati in precedenza e suggerirli nelle successive digitazioni. Per far inserire uno degli indirizzi in questa speciale memoria è sufficiente utilizzarlo almeno una volta. L'indirizzo potrebbe non essere mai stato inserito in Rubrica, oppure potrebbe essere stato cancellato o modificato dai Contatti, ma non importa: verrà in ogni caso mantenuto in questa speciale cache; Outlook mantiene questa memoria indipendente e quindi non provvede ad un allineamento.

Questa cache è mantenuta, per le versioni fino ad Outlook 2007, all'interno di un file che può essere eventualmente eliminato (per resettarne il contenuto). In Outlook 2010 il flie su file system è stato sostituito con uno speciale messaggio nascosto che viene memorizzato all'interno del file PST o della mailbox di Exchange.
A seconda delle versioni di Outlook questa funzionalità si presenta con elementi e caratteristiche diverse. Vedere più sotto per le singole versioni.

Molto spesso capita di dover utilizzare uno stesso "schema" di messaggio, per esempio perchè tale messaggio viene creato periodicamente con lo stesso oggetto, oppure con lo stesso elenco di destinatari, oppure con del testo sempre uguale, o con una formattazione costante, ecc.

Molte volte può essere utile inserire nel campo "Ccn:" (copia per conoscenza nascosta) un destinatario specifico, oppure si può utilizzare con il campo "Da:" precompilato, oppure ancora con lo sfondo che riporta una immagine personalizzata, ecc.

In tutti questi casi è possibile creare un "Modello" che potrà essere utilizzato come punto di partenza al posto di un nuovo messaggio in tutte quelle occasioni specificate sopra.
Gli altri applicativi Office (Word, Excel, Powerpoint) permettono di fare questa cosa in maniera molto semplice. Anche in Outlook è possibile farlo e di seguito viene indicato come.

• Come creare un nuovo Modello
• Come utilizzare il nuovo Modello

E' possibile creare Modelli per ogni tipo di oggetto di Outlook: messaggi di posta, schede di Contatti, Appuntamento, Attività, ecc.

Le Regole di Outlook sono molto utili per riorganizzare la posta in arrivo ed anche quella in uscita, ma ci sono alcuni casi in cui la presenza di opzioni o funzioni aggiuntive crea qualche problema nella gestione.

E' il caso specifico dello spostamento dei messaggi di posta già inviati (attenzione: parliamo di spostamento, e non di copia), che entra in conflitto con la funzionalità tramite la quale viene salvata una copia del messaggio inviato nella cartella di posta inviata.
Mentre per un messaggio di posta in arrivo è possibile copiare il messaggio o spostarlo in altra cartella (tra le tante possibilità di azione sul messaggio stesso), per i messaggi di posta inviati è possibile solamente la copia in altra cartella ma non ha alcun senso parlare di spostamento.
La motivazione è di ordine applicativo, e forse vale la pena approfondire il contesto tecnico. Teniamo in considerazione i seguenti fattori:

• ogni messaggio che viene inviato viene salvato in "Posta Inviata" solamente se è attiva l'opzione "Strumenti -> Opzioni... -> Preferenze -> Opzioni di posta elettronica... -> Salva una copia dei messaggi nella cartella Posta inviata".
• le regole che agiscono sui messaggi inviati prescindono dall'opzione del salvataggio in "Posta Inviata" (vedi punto precedente), nel senso che anche se tale opzione è disattivata le regole vengono regolarmente eseguite sui messaggi in uscita; se viene prevista una regola che effettua una copia del messaggio inviato, la copia avviene a partire dal messaggio che Outlook ha realmente inviato, e non dal messaggio salvato in "Posta Inviata" (sempre che sia attivata l'opzione al punto precedente). E' per questo motivo che non ha senso tra le azioni delle regole applicabili al messaggi in uscita il comando "Sposta".
• a seconda di come si scrivono le regole che controllano i messaggi in uscita è da prestare attenzione a tutte le categorie per evitare di non tenere traccia di alcuni tipi di messaggio (ad esempio per l'invio di Appuntamenti); si dovrà quindi arricchire il set di regole con una regola specifica che "recuperi" tutto quello che le precedenti hanno tralasciato.

Per mettere in pratica un workaround che permette di affrontare la situazione:

1. Creare una regola che sposta una copia del messaggio secondo delle condizioni precise, ad esempio discriminando il destinatario; è importante attivare tra le azioni, oltre a "sposta una copia del messaggio nella cartella specificata", anche "interrompi l'elaborazione di altre regole", altrimenti la regola finale che recupera le e-mail non soddisfatte dalle regole specifiche rischia di creare una ulteriore copia del messaggio.
2. Disattivare l'opzione che salva automaticamente una copia dei messaggi inviati ("Strumenti -> Opzioni... -> Preferenze -> Opzioni di posta elettronica... -> Salva una copia dei messaggi nella cartella Posta inviata").
3. Creare una nuova regola che dovrà agire sui messaggi inviati, senza alcun criterio di filtro; la regola dovrà spostare una copia del messaggio nella cartella "posta inviata".
4. Settare la priorità delle regole in maniera tale che la regola descritta al punto 1. abbia priorità più alta della regola descritta al punto 3. (quindi la 1. sarà più in alto della 3. ).

Durante l'utilizzo di procedure esterne ad Outlook oppure con add-in e componenti di terze parti è possibile che compaiano avvisi di questo tipo:

"Un programma sta tentando di inviare automaticamente la posta elettronica. Consentire l'operazione? Se l'operazione non è prevista, potrebbe trattarsi di un virus, pertanto scegliere "No".

oppure:

"Un programma sta tentando di accedere agli indirizzi di posta elettronica memorizzati in Outlook. Consentire l'operazione? Se l'operazione non è prevista, potrebbe trattarsi di un virus, pertanto scegliere "No". "

Questo avviso che è parte dei meccanismi di protezione di Outlook per combattere eventuale codice non autorizzato all'accesso ad Outlook (codice "maligno" di virus o applicazioni sospette) e che è presente in tutte le versioni a partire da Outlook2000 + ServicePack3, può essere disabilitato solamente tramite specifiche opzioni amministrative.

E' possibile aggiungere automaticamente un destinatario a tutti i messaggi in uscita, senza doverlo inserire manualmente in ciascuna email (quindi con la possibilità di dimenticarsene in qualche caso o di commettere errori)?

Se non si ha la necessità di "nascondere" questo destinatario allora la cosa si può risolvere in maniera molto semplice utilizzando una regola per la posta in uscita che permette di aggiungere automaticamente un indirizzo all'elenco di quelli in "Cc:" (copia per conoscenza). E' per esempio il caso in cui si vuole che ogni messaggio inviato venga mandato in copia anche ad un altro proprio indirizzo di posta elettronica.

 Un ulteriore vantaggio nell'uso delle regole è che si può implementare una serie aggiuntiva di condizioni in maniera molto semplice, per esempio facendo in modo che l'indirizzo venga aggiunto solo per i messaggi considerati URGENTI, oppure per quelli indirizzati ad uno specifico destinatario o ancora per tutti quelli che contengono una certa parola nell'oggetto, ecc.
Potenza delle regole.

Se invece si vuole utilizzare il campo "Ccn:" (copia per conoscenza nascosta, nella versione Inglese indicato come "Bcc:"), che non è visibile da parte di chi riceve il messaggio, allora la questione si complica perché le regole non prevedono questa funzione automatica e non esistono altri comandi appositi. Si può però risolvere con uno di questi "workaround":

• creare una procedura in VBA
• creare un modulo personalizzato
• utilizzare componenti di terze parti

Con le nuove versioni di Outlook, quando è presente un allegato all'interno di una email è possibile vederne un'anteprima esattamente con lo stesso metodo che si usa per vedere il testo del messaggio: il riquadro di lettura.

Se il messaggio non è in formato RTF (nel qual caso ci sarà l'icona dell'allegato all'interno del corpo dell'email) dovrebbe comparire nel riquadro di lettura una riga con l'elenco degli allegati. Cliccando su di essi se ne può vedere l'anteprima (vedere esempio nell'immagine sotto, con un documento Excel).

Il salvataggio degli allegati avviene, di default, nella cartella dei Documenti di Windows, o per lo meno questo è il percorso che viene suggerito in fase iniziale. Questa cartella è ritenuta quella più "sicura" perchè protetta in termini di accesso ed autorizzazioni e lagata al contesto di sicurezza dell'utente di Windows.

Ci sono casi però in cui gli utenti vogliono che per impostazione predefinita venga presentato un percorso diverso. Si può, dutante il salvataggio, indicare senza problemi un percorso differente (una disco particolare, uno share di rete, una cartella specifica, ecc.) ma farlo tutte le volte può diventare fastidioso.

Ecco allora qualche indicazione su come impostare il percorso predefinito per il salvataggio degli allegati.

Finalità

Questo esempio di codice VBA viene richiamato ad ogni invio di email, ed aggiunge tra i destinatari nascosti (cioè quelli associati al campo CCn/BCc) un indirizzo specifico, sempre costante.

Si tratta di una procedura richiesta da molti utenti ed utilizzata come strumento rudimentale per tenere traccia dei messaggi inviati grazie all'archiviazione in altra cartella di posta.

Per maggiori approfondimenti sulla funzionalità si può fare riferimento a questo articolo:

http://www.msoutlook.it/index.php?option=com_content&view=article&id=62
"Aggiungere automaticamente destinatari in Ccn (Bcc)"

Breve descrizione della procedura

Il codice è scritto all'interno della procedura di evento ItemSend dell'oggetto Application, evento predefinito del sistema che viene scatenato dopo la pressione del tasto "Invia" di un messaggio. In questa fase è ancora possibile sospendere l'invio settando la variabile locale Cancel al valore TRUE.
La procedura richiama il metodo per aggiungere all'elemento corrente (cioè il messaggio che si sta inviando) un nuovo indirizzo all'elenco dei destinatari (.Recipients.Add), da considerare come elemento nascosto (grazie al parametro di tipo olBCC).
La procedura controlla altresì che la risoluzione dell'indirizzo vada a buon fine (quindi che l'indirizzo del destinatario in Ccn sia corretto dal punto di vista della sintassi oppure che venga trovata l'associazione con uno degli elementi presenti in Rubrica), e nel caso in cui si presentasse un problema lo segnala all'utente chiedendo se interrompere la procedura o proseguire comunque nell'invio.

Questo permette di utilizzare sia un indirizzo SMTP (nella forma utente@dominio.it) ma anche un alias come "Nome Congnome" se questo è inserito in Rubrica ed Outlook è quindi in grado di risalire ad un indirizzo email.

Attenzione: nel seguente codice bisogna ricordarsi di sostituire l'indirizzo di esempio utente@dominio.it con l'indirizzo vero e proprio a cui si vogliono inviare i messaggi.

Ecco un tema ricorrente che viene richiesto soprattutto dagli utenti meno esperti di Outlook: il formato del messaggio da utilizzare quando si risponde ad una e-mail. I formati che si possono utilizzare in un messaggio di posta elettronica sono tre: HTML, RTF e solo testo, ma non sempre è chiaro all'utente come Outlook imposta tale formato, visto che sono applicati degli automatismi.

Si possono individuare fondamentalmente due casi principali:

• la creazione di un nuovo messaggio di posta elettronica
• risposta ad un messaggio di posta proveniente da un altro utente
  (oppure l'inoltro di tale messaggio, gestito allo stesso modo)

Il vantaggio di tenere Office aggiornato è sicuramente enorme, sia dal punto di vista applicativo/funzionale (i vari service pack e le patch che vengono rilasciate risolvono anomalie e problemi applicativi che nel tempo vengono individuati e sistemati, ma a volte introducono anche nuove funzionalità specifiche) che dal punto di vista della sicurezza (le patch di questo tipo evitano di esporre gli applicativi ad attacchi e tentativi di intrusione volti ad impossessarsi delle informazioni sensibili degli utenti e prevengono usi fraudolenti).

Per Outlook la cosa assume un carattere ancora più importante se pensiamo alle sue capacità di combattere lo SPAM grazie al motore che individua messaggi e mittenti indesiderati, ma che richiede costanti e continui adeguamenti perchè i metodi di phishing e gli espedienti di far arrivare messaggi nelle mailbox degli utenti sono sempre in evoluzione.

Il sistema operativo Windows integra già degli strumenti che gli permettono di mantenere ogni singola postazione sufficientemente aggiornata: il principale servizio è chiamato Windows Update, che permette di individuare i corretti aggiornamenti (disponibili per la propria versione di sistema operativo e nella giusta lingua), scaricarli ed installarli senza richiedere all'utente una pesante conoscenza dell'infrastruttura. Questo servizio lavora, per impostazione predefinita, solo per Windows ma può essere esteso anche ad altri applicativi Microsoft con poca fatica. Esiste infatti una versione più estesa chiamata Microsoft Update, che lavora allo stesso modo e con la stessa efficacia.