In molti casi esiste la necessità o la volontà di tenere tutti i messaggi di posta arrivati/spediti, e questo contribuisce ad occupare spazio fisico. Questo materiale, insieme a tutti gli altri elementi di Outlook (Contatti, Calendario, Note, ecc.) viene salvato all'interno di un file chiamato "File delle cartelle personali", contraddistinto da una estensione ".PST".

Nelle versioni meno recenti di Outlook (Outlook97, Outlook98, Outlook2000, Outlook XP) l'unico formato PST supportato prevedeva una dimensione massima del file di 2GB oltre la quale il file risultava ingestibile ed inutilizzabile (vedere altro articolo in questo sito per l'eventuale procedura di sistemazione nel caso di superamento del limite). Questo limite si scontra con la necessità di tenere archiviato il contenuto più vecchio e la soluzione più semplice (non considerando la cancellazione dei messaggi) è l'aggiunta di ulteriori files di tipo PST allo stesso profilo di Outlook utilizzato per la posta, permettendo così di mantenere in linea tutto il materiale, anche quello più vecchio.
Le procedure indicate nel seguito mostrano come gestire i files PST all'interno del profilo di Outlook. Fondamentalmente verrà mostrato come:

• creare un nuovo file PST
• agganciare un file PST già esistente al profilo di Outlook
• rimuovere un file PST dal profilo di Outlook

La procedura di backup permette il salvataggio dei messaggi (e degli altri elementi di Outlook come Contatti, Note, Calendario, ecc.) e delle informazioni di configurazione, con il fine di permettere un veloce ripristino del sistema in caso di reinstallazione della stessa macchina, oppure il ripristino degli stessi dati su un computer diverso da quello di origine.

La maggior parte delle informazioni (Messaggi, Calendario, Contatti, Note, Attività, Regole, ecc.) è contenuta in un file chiamato "Cartella Personale" che ha estensione ".PST".
La procedura di backup è descritta qui:

In parecchie occasioni i Componenti Aggiuntivi (chiamati anche "Add-in") presenti in Outlook sono la causa di problemi e malfunzionamenti. In questo articolo viene indicato come fare per individuare quelli attivi e, all'occorrenza, disattivarli o riattivarli.

Vale la pena ricordare che questi componenti non vengono necessariamente installati dall'utente in maniera esplicita. Ci sono programmi di terze parti che installano automaticamente un componente aggiuntivo in Outlook con lo scopo di estenderne le funzionalità, ma in qualche caso sono anche i responsabili di errori che l'utente poi imputa in prima battuta allo stesso Outlook. Qualche esempio: componenti aggiuntivi dell'antivirus per il controllo della posta in entrata ed i uscita, programmi per la gestione di palmari/cellulari, programmi per la gestione di lettori MP3 (tra i quali iTunes per la gestione degli iPod o degli iPhone), programmi per la generazione di files PDF (Adobe Acrobat), componenti per il backup, ecc.

Esistono due diversi formati di file di cartelle personali (PST):

• un formato più vecchio (formato ANSI), supportato da tutte le versioni di Outlook a partire da Outlook97.
• un formato più nuovo (formato Unicode), supportato a partire da Outlook2003 ed in tutte le successive (Outlook 2007, Outlook 2010), e su queste versioni impostato come default.

Ognuno di questi due formati ha dei limiti fisici di dimensione; il formato ANSI può raggiungere un limite massimo di 2GB (principalmente legato alla capacità di indirizzamento degli indici interni che vengono utilizzati nella gestione delle strutture e degli oggetti salvati nel file stesso). Il formato Unicode può invece raggiungere dimensioni ben superiori (parliamo di TeraByte), anche se le impostazioni predefinite lo limitano ai 20GB o 50GB a seconda delle versioni.

Ecco un problema che si presenta soprattutto agli utenti meno esperti, e che è da ritenersi altamente bloccante. La causa principale è, per esperienza, quasi sempre indipendente dall'applicativo Outlook e soprattutto legata alla configurazione oppure ai provider di posta. Vediamo di approfondire il tema...

Per prima cosa occorre ricordare che la spedizione della posta verso Internet (posta in uscita) e lo scaricamento della posta sul proprio client di posta (posta in arrivo) sono due processi distinti e che si basano su protocolli e su servizi differenti. Non è quindi così strano che in alcuni casi funzioni perfettamente uno e non l'altro, e non è detto che la soluzione per un problema sia anche la soluzione per l'altro. Questo articolo cerca di approfondire l'argomento della spedizione.

Quando ci si limita a segnalare che ci sono problemi nella spedizione della posta si fa, purtroppo, una segnalazione piuttosto generica che potrebbe avere diverse cause e di conseguenza non esiste un unico modo per risolvere il problema. Bisogna in questi casi indagare ulteriormente ed individuare con precisione la causa.
Questo articolo si ripropone di dare alcuni suggerimenti, sulla base delle cause più comuni.

In questo approfondimento l'argomento trattato è quello dei parametri di avvio di Outlook, tramite i quali è possibile effettuare delle operazioni di carattere straordinario per quanto concerne la configurazione o la pulizia di alcuni dati applicativi.

L'utilizzo dei parametri di avvio richiede che Outlook venga lanciato tramite "riga di comando" anziché con un doppio click sull'icona o con la relativa voce di menù. Le funzionalità previste per questo tipo di utilizzo sono aumentate nelle versioni più recenti, ed alcune operazioni sono possibili solamente con le ultime versioni di Outlook.

Alcuni parametri sono stati creati per risolvere problemi nel funzionamento o per facilitare l'indagine nella risoluzione dei problemi, come ad esempio questi:

• parametro /safe per eseguire Outlook in "modalità provvisoria". Questo parametro è molto utile per lanciare Outlook senza far partire i componenti aggiuntivi che normalmente verrebbero caricati all'avvio dell'applicativo e senza alcune delle impostazioni personalizzate
• parametro /cleanfreebusy che permette di ricreare le informazioni sulla disponibilità quanto si utilizza un account di Exchange Server, utilizzate quando si crea un appuntamento per verificare se il destinatario è libero o occupato in un certo giorno/periodo.
• parametro /cleanreminders che permette di ricreare la mappa di gestione dei promemoria (utile quando si riscontrano problemi con i promemoria che avvisano prima di un evento o appuntamento)
• parametro /cleanrules che permette di eliminare tutte le regole presenti in un profilo, sia regole di tipo client che regole di tipo server. Esistono anche due parametri alternativi per eliminare selettivamente solo quelle lato server o lato client
• parametro /resetfoldernames utile quando si hanno problemi con un errata rappresentazione dei nomi delle cartelle di sistema (sono ad esempio in Inglese anziché in Italiano).

In situazioni di utilizzo di Microsoft Outlook con Exchange Server, nonostante Outlook sia in lingua italiana, i nomi delle cartelle "standard" per alcuni utenti sono in Inglese anzichè in Italiano. Ad esempio:

• "Inbox" anzichè "Posta in Arrivo"
• "Outbox" anzichè "Posta in Uscita"
• "Sent Items" anzichè "Posta inviata"
• ecc...

Il motivo è presto spiegato.
Il nome delle cartelle viene memorizzato all'interno della mailbox sul server, e viene creato quando il primo client (ad esempio Outlook) accede alla mailbox successivamente alla sua creazione. In questa situazione viene rilevata l'impostazione di linguaggio del client, e viene passato il relativo codepage alla mailbox affinchè vengano applicati i nomi coerenti con quel linguaggio. Se il codepage rilevato è quello italiano ("IT") allora le cartelle assumeranno un nome in lingua italiana. Se il client verrà rilevato in lingua inglese (oppure non potrà essere rilevato) allora i nomi applicati alle cartelle saranno in Inglese.
Ai successivi accessi alla mailbox il nome non verrà più cambiato,e dovrà essere resettato (vedere più sotto) o modificato manualmente. Possono avere influenza sulla determinazione del codepage:

• il linguaggio dell'applicazione client;
• il Regional Setting ("Pannello di Controllo -> Impostazioni Internazionali") dell'account di Windows utilizzato;
• il linguaggio delle DLL delle MAPI installate sul computer dal quale si effettua il primo collegamento.

A differenza di altri programmi come ad esempio Outlook Express, in Outlook non è possibile impostare una password sul profilo, ma esistono in alternativa altri metodi per proteggere i dati dall'accesso indesiderato di altri utenti. Il metodo più semplice consiste nell'impostare una password sui files PST che costituiscono il profilo, e che verrà richiesta in fase di avvio di Outlook.
Escludiamo in questa trattazione gli account di tipo Exchange, che legano la protezione dei propri dati all'account di Windows e che normalmente non utilizzano file di tipo PST bensì meccanismi diversi basati su files di tipo OST.

La protezione suggerita viene applicata sull'intero file PST, ed ha effetto su tutto il contenuto in maniera indifferenziata. Saranno quindi protetti allo stesso modo i Contatti, i messaggi, il Calendario, ecc.
Non è possibile, invece, applicare la protezione in maniera parziale solamente su una parte dei contenuti (ad esempio solamente su alcuni messaggi). Per questa esigenza esistono dei componenti aggiuntivi di terze parti (vedere in fondo a questa pagina).

Questo messaggio di errore si può presentare quando non è correttamente configurata la Rubrica di Outlook, a causa di un errore di settaggio oppure in seguito ad una operazione di ripristino o di spostamento del file PST, o ancora in seguito a ripristino da un backup. Esiste di fatto un errato puntamento alla cartella dei Contatti. Il messaggio di errore completo è il seguente:

"Impossibile visualizzare l'elenco di indirizzi. Impossibile aprire la cartella contatti corrispondente a questa rubrica. Potrebbe essere stata spostata, eliminata, o non si dispone dell'autorizzazione necessaria. Per informazioni su come eliminare la cartella della Rubrica, vedere la Guida."

In genere l'errore viene mostrato quando si utilizza il pulsante "A:" o "Cc:" durante la compilazione di un nuovo messaggio, ed è quasi sempre di facile risoluzione.

Ecco un altro problema che si presenta soprattutto agli utenti meno esperti, e che è da ritenersi bloccante, oltre che fastidioso. La causa principale è quasi sempre legata ad una non corretta configurazione degli account oppure ad alcune restrizioni applicate dal provider di posta. Vediamo di approfondire il tema...

Occorre sempre ricordare che la spedizione della posta verso Internet (posta in uscita) e lo scaricamento della posta sul proprio client di posta (posta in arrivo) sono due processi distinti e che si basano su protocolli e su servizi differenti. Non è quindi così strano che in alcuni casi funzioni perfettamente uno e non l'altro, e non è detto che la soluzione per un problema sia anche la soluzione per l'altro. Questo articolo cerca di approfondire l'argomento dello scaricamento della posta, mentre per la parte di spedizione si rimanda ad altro articolo di questo sito:

http://www.msoutlook.it/index.php?option=com_content&view=article&id=45&Itemid=24
"Non riesco a spedire la posta!"

Il problema specifico dello scaricamento della posta è potenzialmente generato da diverse cause, e non esiste un'unica regola per intervenire e risolvere l'anomalia; prima di tutto bisogna capire cosa impedisce l'operazione e di conseguenza intervenire. Questo articolo si ripropone di dare alcuni suggerimenti per individuare la reale causa, sulla base delle situazioni più comunemente rilevate.