Durante la creazione di un messaggio di posta elettronica, se si preme sui pulsanti "A:" o "Cc:" si accede alla Rubrica di Outlook per selezionare i destinatari. L'elenco mostrato nella finestra di dialogo "Seleziona nomi" (vedere immagine sotto) è quello definito come "predefinito", ma se la Rubrica di Outlook prevede ulteriori cartelle o contribuzioni per i Contatti è possibile selezionare il "contenitore" voluto attraverso la combo-box "Visualizza i nomi da:" posizionata in alto a destra.

In Outlook 2010 la finestra è leggermente cambiata, e la tendina a discesa si trova nella parte centrale superiore (vedere immagine sotto).

Se si utilizza con molta frequenza una particolare cartella dei Contatti potrebbe essere conveniente impostarla come elenco predefinito, affinché venga presentato sempre come all'apertura della finestra di dialogo evitando l'ulteriore selezione dalla combo-box.
Le impostazioni per questa configurazione sono disponibili in punti diversi, a seconda delle versioni di Outlook.

Microsoft Outlook, a partire da Outlook 2000 Service Pack 3, implementa dei meccanismi di sicurezza che impediscono di accedere ad alcuni tipi di allegato considerati non sicuri. Gli allegati rimarranno comunque presenti all'interno dell'email, ma risulteranno bloccati e non direttamente utilizzabili dall'utente.
Gli allegati vengono fondamentalmente raggruppati in due Livelli, a seconda della loro estensione.

Gli allegati di Livello1 non sono assolutamente accessibili e non è possibile neppure inoltrarli o salvarli su disco; tra questi compaiono quelli con estensione ".EXE", ".CMD", ".INF", ".MDB", "WSH" e diversi altri.
Gli allegati di Livello2 possono invece essere salvati su disco ed utilizzati successivamente, ma non possono essere aperti direttamente.
Gli allegati non appartenenti ad uno dei due livelli indicati possono essere aperti direttamente oppure salvati su disco, senza restrizioni.

A causa della corruzione del profilo di Outlook, in particolar modo nelle istallazioni con Outlook 2003, si possono verificare delle situazioni in cui la stessa cartella (in genere quella principale) viene presentata due o più volte nell'Elenco Cartelle (la finestra di sinistra in cui si vede la gerarchia delle cartelle).

La cosa strana in questi casi è che nell'elenco fisico dei files PST agganciati al profilo, ed accessibile attraverso "File -> Gestione file di dati...", compare una sola voce a fronte di più istanze. Tutti i duplicati puntano allo stesso "contenitore" per cui da tutte le istanze si vedono esattamente gli stessi elementi.
Il comando "Chiudi [NomeCartella]" associato al pulsante destro del mouse non funziona e risulta impossibile eliminare i duplicati attraverso l'interfaccia utente.

In molti articoli tecnici questi duplicati vengono chiamati "fantasmi", si parla quindi di cartelle fantasma o di PST fantasma (il nome "PST" deriva dall'estensione fisica del file delle cartelle personali).

Le cause principali sono riconducibili a situazioni di upgrade di prodotto che non sono andate a buon fine, oppure ad interventi di utenti eseguiti in maniera poco corretta dal punto di vista della procedura, oppure ancora al funzionamento non corretto da parte di alcuni componenti aggiuntivi installati in Outlook. In tutti questi casi si possono creare delle voci nel Registry di Windows che non sono consistenti o sono duplicate, e provocano l'anomalia descritta sopra.

Quando si installa Adobe Acrobat viene aggiunta una Barra degli Strumenti a Word e ad Outlook. Questa barra può interferire con la sistemazione delle barre degli strumenti in Outlook (le modifiche non vengono riproposte al riavvio) e per molti utenti non sono di alcuna utilità. Ci sono due modi per affrontare la questione:

• Modificare il setup e rimuovere la barra
• Intervenire sul Registry per impedire il caricamento
• Intervenire sul Registry per nascondere la barra

Nota: questa barra degli strumenti è installa solamente da Adobe Acrobat acquistato. La versione gratuita di Acrobat Reader non la installa.

Quando si risponde ad un messaggio, o questo viene inoltrato ad altro utente, Outlook interviene sull'oggetto del messaggio aggiungendo un prefisso, ad indicare l'azione eseguita sullo stesso.

Nella versione italiana, per default, sono previsti i prefissi:

  R: [oggetto originale]   -> per le risposte

  I:  [oggetto originale]   -> per l'inoltro

Nonostante questo non sembri un problema, questi prefissi sono "personalizzati" per la versione localizzata (in italiano, ma parecchi altri linguaggi hanno lo stesso problema). I prefissi internazionali sono diversi:

  Re: [oggetto originale]    -> per le risposte

  Fw:  [oggetto originale]   -> per l'inoltro

e sono auspicabili secondo quanto citato dalla RFC 2822 - Internet Message Format, punto 3.6.5:

The "Subject:" field contains a short string identifying the topic of the message.  When used in a reply, the field body MAY start with the string "Re: " (from the Latin "res", in the matter of) followed by the contents of the "Subject:" field body of the original message. If this is done, only one instance of the literal string "Re:" ought to be used since use of other strings or more than one instance can lead to undesirable consequences.

In Outlook 2002 (XP) ed in tutte le versioni successive è disponibile una funzionalità che permette di abilitare un log applicativo nel quale vengono tracciate le comunicazioni che avvengono con i server di posta. Questo tipo di tracciatura è utile agli utenti più esperti per fare del troubleshooting, cioè indagare più in profondità su problemi di comunicazione o di funzionamento di Outlook.

Quando questi log applicativi vengono abilitati (bisogna farlo espressamente) in Outlook 2003 SP1 e successivi compare una dicitura specifica all'interno della barra del titolo ad indicare questa condizione (In Outlook 2002 o in Outlook 2003 senza Service Pack non compare nulla)

ma ovviamente l'impatto principale è che ogni comunicazione da e verso i server di posta viene tracciata in un file creato appositamente. Questa operazione di tracciatura rallenta leggermente il funzionamento di Outlook, quindi sarebbe da abilitare solo in caso di necessità.

Capita più frequentemente negli ultimi tempi di vedere domande su come configurare Outlook per aprirsi mostrando direttamente il Calendario o i Contatti. Ecco allora qualche suggerimento in proposito.

Esiste una opzione specifica in Outlook, quindi basta impostarla nella maniera più adatta alle proprie esigenze. La difficoltà più grande è forse quella di individuarla tra le tante presenti...

Se Outlook 2007 viene installato come parte della suite Office 2007 allora Word 2007 viene utilizzato come editor di posta elettronica arrivando così a formare un unico e completo applicativo. Diverse funzionalità sono infatti presenti proprio per il supporto fornito da Word (che in questi casi è disponibile in una forma più leggera denominata "wordmail"); una di queste è ad esempio la possibilità di inviare documenti direttamente dalle applicazioni Office attraverso il comando "File -> Invia a... -> Destinatario posta", oppure ancora la possibilità di correggere il testo mentre lo si digita. Problemi analoghi sono presenti nei casi in cui Word ed Outlook non hanno la stessa versione, non rendendo possibile l'integrazione.

Con le precedenti versioni di Outlook erano disponibili due "editor" alternativi per la modifica e scrittura dei messaggi: Microsoft Word oppure un editor interno (che chiameremo 'editor di Outlook'). Il primo permetteva una gestione molto più avanzata, ma anche con il secondo era possibile gestire l'editing se pur con qualche restrizione (ad esempio differenti "firme" e ridotte funzionalità di controllo ortografico). In Outlook 2007 però non è più presente un editor di Outlook, demandando così tutto a Word. Se Word 2007 non viene installato Outlook 2007 usa una versione speciale della libreria di Word (DLL) per garantire le funzionalità di editing.

In questo scenario (Word non installato come prodotto ma solamente disponibile come editor "dietro" ad Outlook)  le funzionalità garantite sono comunque maggiori rispetto all'uso del più semplice 'editor di Outlook', ma rimangono alcune cose che non risultano funzionanti oppure sono disabilitate, o ancora funzionano in maniera differente.

A partire da Outlook 2003, e in tutte le versioni successive, è stato introdotto un nuovo formato di file PST (utilizzato per la memorizzazione dei dati) in grado di supportare il formato UNICODE (utile ad esempio per memorizzare in maniera nativa alcuni set di caratteri ed in particolare alcuni alfabeti come quello Arabo, Giapponese, ecc.). Uno dei vantaggi più immediati nell'utilizzo di questo nuovo formato è legato al fatto che il limite della dimensione fisica del file è stato aumentato quindi non esiste più il limite di 2GB che rimane presente per i files PST in formato ANSI.

Le procedure su come creare, agganciare e gestire le differenti tipologie di formato le trovate in altro articolo su questo sito, in particolare:

http://www.msoutlook.it/index.php?option=com_content&view=article&id=16
"Come fare ad agganciare file PST al profilo di Outlook"

Torniamo ora all'oggetto di questo articolo: come fare a capire quale formato utilizza il file PST che abbiamo agganciato al nostro Outlook.

Per la modifica e configurazione dei profili di Outlook si utilizza generalmente l'applicazione accessibile tramite "Pannello di Controllo -> Posta elettronica", disponibile dopo l'installazione di Office/Outlook. Su Windows Vista a 64 bit il Pannello di Controllo sembra non contenere l'applicazione (o meglio, l'applet per accedervi).

La questione è abbastanza semplice: essendo un'applicazione a 32 bit la sua applet è contenuta nella sezione del Pannello di controllo dedicato alle applicazioni x86. E' quindi raggiungibile attraverso il percorso:

"Control Panel -> Additional Options -> View 32-bit Control Panel Items -> Posta elettronica"

C'è un'ulteriore possibilità, nel caso in cui Outlook sia il programma di posta predefinito (quindi sia presente la sua icona all'interno del menù "Start" di Windows), oppure nel caso in cui sia presente l'icona di Outlook sul Desktop (quella creata in automatica dall'installazione): pulsante destro del mouse sull'icona e poi il comando "Proprietà". In questo caso si accede direttamente all'applet di configurazione.