A causa della corruzione del profilo di Outlook, in particolar modo nelle istallazioni con Outlook 2003, si possono verificare delle situazioni in cui la stessa cartella (in genere quella principale) viene presentata due o più volte nell'Elenco Cartelle (la finestra di sinistra in cui si vede la gerarchia delle cartelle).
La cosa strana in questi casi è che nell'elenco fisico dei files PST agganciati al profilo, ed accessibile attraverso "File -> Gestione file di dati...", compare una sola voce a fronte di più istanze. Tutti i duplicati puntano allo stesso "contenitore" per cui da tutte le istanze si vedono esattamente gli stessi elementi.
Il comando "Chiudi [NomeCartella]" associato al pulsante destro del mouse non funziona e risulta impossibile eliminare i duplicati attraverso l'interfaccia utente.
In molti articoli tecnici questi duplicati vengono chiamati "fantasmi", si parla quindi di cartelle fantasma o di PST fantasma (il nome "PST" deriva dall'estensione fisica del file delle cartelle personali).
Le cause principali sono riconducibili a situazioni di upgrade di prodotto che non sono andate a buon fine, oppure ad interventi di utenti eseguiti in maniera poco corretta dal punto di vista della procedura, oppure ancora al funzionamento non corretto da parte di alcuni componenti aggiuntivi installati in Outlook. In tutti questi casi si possono creare delle voci nel Registry di Windows che non sono consistenti o sono duplicate, e provocano l'anomalia descritta sopra.
La sistemazione del problema non è sempre così banale, principalmente per questi motivi:
- le informazioni relative a questa configurazione sono memorizzate all'interno del Registry di Windows, rendendo così piuttosto delicato l'intervento da parte di una persona non esperta e che potrebbe fare più danni se non gestito correttamente;
- i dettagli relativi a questo tipo di configurazione sono molto frammentati e numerosi non è semplice individuare solamente la parte interessata dal problema;
- le informazioni sono rappresentate con dati non facilmente interpretabili (vengono usati GUID, codici esadecimali o binari) e non così intuitivi per gli utenti inesperti.
Individuiamo allora i principali metodi di intervento, che si possono riassumere nei quattro paragrafi successivi.
Avvio di Outlook con parametro "/cleanprofile"
E' il metodo più semplice, anche se non sempre efficace. Vale la pena tentare prima di tutto con questo metodo prima di ricorrere agli altri che richiedono maggiore impegno e tempo.
Il suggerimento è quello di avviare Outlook con il parametro di avvio /cleanprofile che controlla le voci di configurazione del profilo e cerca di sistemarne le incongruenze. Per avere maggiori dettagli su come usare un parametro di avvio consultare questo articolo:
http://www.msoutlook.it/index.php?option=com_content&view=article&id=9
"I parametri di avvio"
Creazione di un nuovo profilo in sostituzione di quello corrotto
E' il metodo più drastico, ma in molti casi anche quello più semplice per un utente non esperto e quando gli account di posta impattati sono molto pochi (uno o due).
La creazione di un nuovo profilo si può fare attraverso "Pannello di controllo -> Posta elettronica -> Mostra profili...", ma richiede la riconfigurazione di tutti gli account di posta e l'eventuale recupero degli archivi del profilo precedente.
Utilizzo di prodotti di terze parti per la correzione dell'anomalia
Sono ormai disponibili sul mercato ed in rete alcuni prodotti di terze parti in grado di individuare il problema e nella maggior parte dei casi eliminare le cartelle fantasma, senza altri interventi specifici.
Ad esempio questo è freeware, e si installa come componente aggiuntivo in Outlook. Individua le chiavi di Registry da eliminare:
http://www.publicshareware.com/outlook-public-fix-profile.php
"Public Fix Profile"
Altro prodotto disponibile in rete, sempre freeware, è questo:
http://www.codetwo.com/freeware/pst-ghostbuster/
"CodeTwo PST Ghostbuster"
Intervenire nel Registry correggendo le chiavi anomale
Per chi non ha problemi ad intervenire nel Registry di Windows, ma anche per chi è curioso e vuole solamente capire in quali punti effettuare le correzioni, questo articolo (in lingua Inglese) descrive i dettagli:
http://www.outlook-tips.net/howto/ghosts.htm
"Delete Ghost PSTs by Editing the Registry"
(L'articolo è in traduzione in lingua italiana e sarà presto disponibile su questo sito.)